按照《蔡甸区教育局关于推进区教育系统办公电子化工作的意见》（蔡教字[2009]1号，以下简称《意见》）文件要求，区教育局已于3月1日起实施公文及刊物的纸质版与电子版“双轨”运行，6月1日起停发纸质内部刊物（《教育简讯》），并将于2009年7月1日停发纸质文件。为稳步推进我区教育系统办公电子化工作，做好协同办公系统的应用，现将有关工作通知如下：
     1、严格按照《意见》的时间进度执行。6月1日起，区教育局通过区教育信息网协同办公系统传输机关内部刊物，并停发纸质刊物；7月1日起，区教育信息网协同办公系统内的科室、单位、学校，通过该系统传输非涉密公文，并停止印发纸质公文。届时，局机关各科室纸质刊物和公文将只允许印存少量份数，作为备检及存档之用。
     2、请各科室、单位、学校，抓紧时间实施公文纸质版与电子版“双轨”运行工作，认真熟悉协同办公系统相关功能及操作程序，不懂之处及时向区电教站或其他人员咨询，区电教站将及时向所有用户提供疑难解答和操作指导，为7月1日起全面停发纸质公文做好准备。
     3、各科室、单位、学校信息员（收发文员）要确保工作日期间至少两次定时登陆、查看、处理办公系统收文，及时向所属单位领导汇报相关信息情况。
     4、请各科室、单位、学校做好本单位主页的上传更新工作。区教育局将组织全区教育系统主页制作、更新的评比活动，评比结果全区通报。评比活动的具体要求另行通知。
                                  二〇〇九年六月五日

附：     区教育局协同办公系统收发文管理制度

     一、收文管理
     1.电子公文若带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等），只将公文正文以电子公文形式进行交换，附件暂按纸质公文方式进行交换。
     2.各使用单位信息员至少保证每日（节假日除外）上午10时和下午5时各接收一次。
     3. 如有特殊情况，发文单位需要收文单位在上述时间以外接收当日电子公文，发文单位要事先通知接收单位，明确接收时间。
     4. 各使用单位接收紧急文件或会议通知时，要及时向发文单位（科室）回复。
     5.电子公文接收失败时，收文单位应及时与发文单位联系，说明原因，请求重发或采取其他途径进行公文传递。
     二、发文管理
     局机关发文须由分管领导或局长签字同意后，才能在教育信息网协同办公系统上传相关文件、会议通知等信息。蔡教党字文件，由局党委书记签发；蔡教字文件，由局长签发；其他文号文件，由局分管领导签发。各科室草拟的区教育局文件，由办公室主任审核后方可送领导签发。
     文件签发完毕后，由文件撰拟科室的科长（负责人）本人或指定信息员在蔡甸教育信息网协同办公系统上对文件进行操作。
     发文前，各科室负责人要认真审核文件，确保用字准确，语言简洁，条理清楚，层次分明，观点明确。
     三、存档管理
     1.局机关收文实行电子版和纸质版同时存档制度。由各科室将所收发文件的电子版和纸质版同时交档案室统一存档管理。局机关发文一式三份进行存档，一份由发文科室保存使用，另两份分别传给局办公室、局档案室统一存档备查（可按季度或年度分批存档）。
     2.各教育总支、学校收发文由教育总支或学校分别指定专人负责做好电子文档存档工作。